1. Projeden yapacağım alımlar için kim ile iletişime geçmeliyim?

Proje bütçesinden yapılacak tüm mal ve hizmet alımlarının Satınalma Direktörlüğü ile iletişim halinde ve onların yönlendirmeleriyle, İhale Yönetmeliği’ne uygun şekilde yapılması gerekmektedir.

2. Proje için katılacağım etkinliğe giderken VIP (business) uçak bileti alabilir miyim?

Hayır. Avrupa Birliği proje sözleşmelerinde proje yürütücüsü ve ev sahibi kurum, satın alınan mal ve hizmetlere karşılık en uygun ücreti ödeyeceğini taahhüt eder (Açıklamalı Model Hibe Sözleşmesi, Madde 10.). Bu nedenle, ev sahibi kurumun seyahat politikasının özel hükümlerince izin verilmediği sürece VIP (business) uçak bileti maliyetleri projelerden karşılanamaz.

3. Rahatsızlığım nedeniyle proje seyahatine gidemedim ve bazı masraflarımın geri ödemesi yapılmadı. Bu masraflarımı projeden karşılayabilir miyim?

Proje bütçesi yalnızca gerçekleşen seyahatler için kullanılabilir. Mücbir sebepten iptal olan seyahatler dışında, gerçekleşemeyen seyahatlerin masrafları projeden karşılanamaz.

4. Seyahate giderken uçağı kaçırdım, ikinci defa uçak bileti aldım ve seyahatimi gerçekleştirdim. Her iki bileti de projemden karşılayabilir miyim?

Hayır. Bu durumda ücreti düşük olan uçak bileti projeden karşılanır, diğer biletin maliyeti projeye yansıtılamaz.

5. Yurt dışı seyahatim için yaptığım vize başvurusu ilk seferde reddedildi, ikinci başvuru için tekrar ödeme yaptım. Her iki faturayı da projemden karşılayabilir miyim?

Hayır. Bu durumda ücreti düşük olan başvuru bedeli projeden karşılanır, diğer fatura projeye yansıtılamaz.

6. Proje ekibinden olmayan birinin seyahat masraflarını projemden karşılayabilir miyim?

Bu kişinin proje kapsamında yapılan araştırmalara verdiği katkının ve seyahat gerekçesinin mali raporda açıklanması gerekmektedir. Lütfen böyle bir durumda, harcamayı yapmadan önce, gerekçenizin geçerliliğini teyit etmek için TTO’daki proje uzmanına danışın.

Gerekçeniz onaylandıktan sonra, seyahate giden kişinin zaman çizelgesi tablosunu doldurarak TTO’ya teslim etmesi gerekmektedir. Tablonun doldurulması için gereken kuralları öğrenmek için TTO’da ilgili proje uzmanıyla iletişime geçebilirsiniz.

7. Yurtdışı satın alma süreçlerinde kargoda ya da gümrükte yaşanan mali kayıplar H2020 projelerinde ilgili bütçe kalemine maliyet olarak yansıtılabilir mi?

Proje bütçesi yalnızca projede kullanılacak hizmetin ve ürünlerin alımları için kullanılabilir. Satın alınan hizmet ve ürünlerin temininde yaşanan mali kayıplar projeye yansıtılamaz.

8. Bütçemi aşmadım, proje başvurusunda öngörmediğim bir hizmet/mal satın alabilir miyim?

Proje başvurusunda öngörülmemiş harcamalar uygun olmayan maliyet sınıfına girer. Kabul edilebilir olması için harcama yapılmadan önce fon kuruluşundan izin alınması gerekmektedir. İlk olarak TTO’daki proje uzmanınız ile görüşerek bu harcamanın gerekçesini iletmelisiniz. Uzmanın desteği ve yönlendirmesiyle fon kuruluşu tarafından projenize atanan Project Officer ile görüşerek izin alınır. Belirli bütçe kalemlerindeki öngörülmemiş harcamalar için resmi Amendment sürecinin işletilmesi gerekebilir.

9. Projeden yaptığım harcamaların faturaları kimin adına kesilmeli?

Proje bütçesinden karşılanacak tüm harcamalar Koç Üniversitesi adına kesilmelidir. Üniversitenin fatura bilgilerini öğrenmek için TTO’daki proje uzmanınıza danışabilirsiniz.

Faturada projenin sözleşme numarasının da eklenmesini tavsiye ederiz.

10. Hizmet aldığım bir kişiye ödeme yapmak istiyorum. Fatura kesemeyen kişilere nasıl ödeme yapabilirim?

Koç Üniversitesi’nin iç kuralları gereği, fatura kesemeyen özel kişilere ödeme yapmadan önce hizmet alınan kişiyle Koç Üniversitesi arasında bir Hizmet Sözleşmesi hazırlanması gerekmektedir. Hazırlanan sözleşme İnsan Kaynakları Direktörlüğü ve Rektör onayından geçtikten sonra imzalanır. İmzaları tamamlanan sözleşmeler, harcama belgesi yerine geçer ve SAS açarak ödeme yapılabilir. Sözleşmesi taslağını TTO’daki proje uzmanınızdan talep edebilirsiniz.

11. Projedeki maaşlı çalışanımın eline geçen tutar ile projeme yansıtılan maliyet arasındaki fark nereden kaynaklanıyor?

Maaşlar işverene maliyet üzerinden hesaplanarak projeye yansıtılır. Çalışanın eline geçen net ücret ile projeye yansıyan tutar arasındaki fark brüt miktar üzerine eklenen işveren vergileri ve yan hak maliyetlerinden kaynaklanmaktadır.

12. Proje bütçesi hazırlarken net maaş tutarı yazılabilir mi?

Hayır. Proje bütçelerindeki maaş kalemleri işverene maliyet üzerinden (brüt maaş + SGK işveren payı + yan hakların brüt maliyet) hesaplanarak bütçe tablosuna yansıtılmalıdır.

13. H2020 Proje çalışanlarının kıdem tazminatı proje bütçesinden karşılanabilir mi?

H2020 programı kapsamında, Açıklamalı Model Hibe Sözleşmesi’nin 64. ve 65. sayfalarında yer alan “End-of-contract indemnities” başlığında tanımlanan şartlar karşılandığı sürece projeye geçerli bir masraf olarak beyan edilmesi mümkün. Beyan edilecek miktar sadece projede görev aldığı döneme karşılık gelmelidir, daha fazlası yansıtılamaz.

14. H2020 projelerinde doğum izni kullanan personele projeden maaş ödemesi yapılabilir mi?

Çalışanın, doğum izni süresince, SGK tarafından ödenen bir geliri olacağı için projeden ödeme yapılamaz.

15. Makalemi açık erişim yapmak için kiminle görüşmeliyim?

Makalenizi, yayıncıya ödeme yaparak ya da Koç Üniversitesi Kurumsal Arşivi’ni kullanarak erişime açabilirsiniz. Bu süreçte size Koç Üniversitesi Suna Kıraç Kütüphanesi destek veriyor. Suna Kıraç Kütüphanesi’ndeki ilgili kişilere ulaşmak için TTO proje uzmanından bilgi alabilirsiniz.

16. Projemin süresini uzatmak istiyorum, nasıl yapabilirim?

İlk olarak TTO’daki proje uzmanınız ile görüşüp uzatma sebebinizi teyit etmeniz gerekmektedir. Ardından uzmanın yönlendirmesi ve desteğiyle bu talebiniz Project Officer’a iletilir. Kabul görülmesi halinde proje süresinin uzatılması için resmi Amendment süreci başlatılır. Çok ortaklı projelerde bu talep yalnızca Koordinatör kurum tarafından yapılabilir.